Направление обучающихся на научные, научно-образовательные мероприятия и предметные олимпиады осуществляется на основании служебной необходимости, определяемой администрацией университета, на основании персональных приглашений, поступивших от зарубежных правительственных учреждений, образовательных, научных организаций, оргкомитетов конференций, симпозиумов, совещаний и т.п. для решения следующих задач:
- непосредственного участия с докладом (конкурсной работой, экспонатом) в работе научных, научно-инновационных, научно-образовательных мероприятий (конкурсов, выставок, конференций, школ и т.д.);
- прохождения научных стажировок в учреждениях науки и высшего образования;
- выполнения иных задач в сферах развития научно-инновационной деятельности, организации и управления научно-инновационной деятельностью обучающихся (в т.ч. в соответствии с заключенными Университетом соглашениями, контрактами, грантами и т.п.).
- непосредственного участия в предметных олимпиадах (в т.ч. в составе группы (команды) обучающихся;
Документальное оформление направления в поездку (на научные, научно-образовательные мероприятия и т.п.)
При возникновении необходимости направления обучающегося (группы обучающихся) в поездку, работник университета, курирующий участие обучающихся в научных, научно-образовательных мероприятиях, сопровождает процедуру оформления поездки обучающегося.
Основанием для направления, обучающегося (группы обучающихся) в поездку является Приказ о направлении обучающегося в поездку (далее – Приказ), подписанный ректором или уполномоченным им проректором.
Для студентов специалитета (магистратуры): Курирующий работник университета - ЛАПУЦЕНКО Антон Витальевич, документовед студенческого исследовательского бюро научного управления
Адрес: 644099, г. Омск, ул. Ленина, 12 (главный корпус ОмГМУ), каб. 405
тел.: 8(3812) 956-844, e-mail: laputsenkoav@omgmu.ru
Приемные часы:
понедельник - четверг: с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 16-45,
пятница: с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 15.30
Для ординаторов – Курирующее подразделение университета: Центр последипломного образования
Для аспирантов – Курирующее подразделение университета: Отдел подготовки и аттестации научно-педагогических и научных кадров
Для оформления проекта Приказа о направлении обучающегося на выездное мероприятие, связанное с научным, научно-образовательным процессом, обучающийся предоставляет курирующему работнику университета в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала поездки следующие документы::
При направлении в поездку одного обучающегося
1) Приглашение (вызов) оргкомитета или другой документ, являющийся основанием для направления в поездку (программа конференции с указанием ФИО участника; тезисы доклада и т.п.), завизированное руководителем структурного подразделения/научным руководителем – инициатором поездки на выездное мероприятие.
2) Личное заявление обучающегося, завизированное в установленном порядке (по форме согласно Приложению 1) (новая с 2025/2026 учебного года)
При направлении в поездку группы (команды) обучающихся
При направлении на мероприятие группы обучающихся, руководитель структурного подразделения – инициатора поездки на выездное мероприятие (либо ответственное сопровождающее лицо – руководитель группы) в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала поездки в дополнение к документам, указанным выше, оформляет следующие документы:
3) Представление на направление группы обучающихся на выездное мероприятие, с обоснованием необходимости поездки, указанием названия мероприятия, даты его проведения, места проведения и цели (по форме согласно Приложению 2) (предоставляется на бумажном носителе и в электронном виде (в формате Word) на адрес курирующего работника университета).
Работником университета, курирующим участие обучающихся в научных, научно-образовательных мероприятиях, формируется проект Приказа ректора.
Лист согласования проекта Приказа должен включать в себя реквизиты подписей:
1) проректора по научно-исследовательской работе;
2) начальника управления кадровой политики и правового обеспечения;
3) начальника финансово-экономического управления университета,
4) декана (зам. декана) факультета – для студентов специалитета (магистратуры);
5) уполномоченного работника Центра последипломного образования – для ординаторов;
6) уполномоченного работника отдела подготовки и аттестации научно-педагогических и научных кадров - для аспирантов;
7) уполномоченный работник соответствующего подразделения – при направлении из средств грантов, государственного задания.
Проект приказа ректора, личное заявление, приглашение (вызов) оргкомитета или другой документ, а также представление руководителя структурного подразделения – инициатора поездки (при направлении группы обучающихся на выездное мероприятие) передается в финансово-экономическое управление университета для согласования наличия денежных средств, и источника расходов по направлению обучающегося в поездку (компенсационные выплаты).
После согласования в финансово - экономическом управлении (при наличии других необходимых согласований) проект приказа передается ректору (уполномоченному проректору) и в случае подписания предоставляется в канцелярию университета. Личное заявление обучающегося представляется в деканат факультета.
Копия подписанного и зарегистрированного приказа о направлении обучающегося на выездное мероприятие представляется в бухгалтерию для финансового обеспечения поездки в срок не позднее, чем за 7 рабочих дней до начала поездки.
В срок не позднее, чем за 7 рабочих дней до начала поездки обучающийся заполняет следующие документы в электронном виде: Решение о направлении обучающегося в поездку (Приложение 5) и Заявку – обоснование поездки с указанием банковских реквизитов для перечисления и номера телефона (Приложение 6). Заполненные в электронном виде документы направляются обучающимся для обработки на электронный адрес бухгалтерии: selifontyevamy@omgmu.ru.
Ответственный работник бухгалтерии проверяет и обрабатывает полученные документы в срок не более 1 рабочего дня и информирует ответственных работников подразделений, направляющих обучающегося на выездное мероприятие (сектор организационной работы со студентами или служба проректора по последипломному образованию и цифровой трансформации (ординаторы) или отдел подготовки и аттестации научно - педагогических и научных кадров (аспиранты)), о необходимости подписать решение о направлении обучающегося в поездку. После подписания решения о направлении обучающегося в поездку бухгалтер приглашает обучающегося подписать в электронном виде представленные ранее документы. Далее электронные документы (решение о направлении обучающегося в поездку и заявка - обоснование) подписываются в электронном виде работником - инициатором поездки на выездное мероприятие. После подписания электронных документов работником - инициатором поездки обучающегося, заявка - обоснование подписывается ответственным лицом контрактной службы.
Выплата денежных средств, предназначенных обучающемуся, осуществляется после подписания электронных документов (решение о направлении обучающегося в поездку, заявка – обоснование) всеми указанными выше подписантами до начала поездки.
Днем выезда в поездку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места обучения, а днем прибытия из поездки – дата прибытия указанного транспортного средства в место обучения. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в поездку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.
Направление обучающихся в поездку без оформления приказа и надлежащего оформления документов до начала поездки не допускается.
Отъезд без надлежащего оформления документов по вине обучающегося влечет за собой применение мер дисциплинарного взыскания. При этом расходы на поездку не возмещаются.
Отчет по результатам направления в поездку на мероприятия
Обучающийся в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки представляет:
- в бухгалтерию: отчетные финансовые документы (авансовый отчет установленной формы, с приложением оригиналов документов, подтверждающих произведенные расходы и т.п.).
- в Студенческое исследовательское бюро: отчет по итогам направления в поездку на выездное мероприятие (по форме согласно Приложению 3), копии диплома победителя (призера) конкурса, грамоты, сертификата участника (при наличии) и т.п.
При групповой поездке, отчет заполняется каждым обучающимся индивидуально и заверяется ответственным сопровождающим лицом (руководителем группы).
Отмена поездки на выездное мероприятие (а также иные изменения, например, сроков поездки, оплаты проживания, связанные с поездкой) производится, как правило, по личному заявлению обучающегося (по форме согласно Приложению 4), которое предоставляется им в структурное подразделение, готовившее приказ о направлении обучающегося, для согласования и внесения изменений в приказ ректора.
