Организационное сопровождение
Регламент реализации научных проектов, финансируемых Российским научным фондом через ФГБОУ ВО ОмГМУ Минздрава России (в редакции приказа от 01.08.2022 г. № 423-о)
Регламент дополняет и разъясняет с учетом особенностей ведения хозяйственной деятельности в ОмГМУ положения и условия реализации проектов, финансируемых Российским научным фондом, поддержанных по результатам конкурсов на проведение фундаментальных научных исследований и поисковых научных исследований отдельными научными группами, изложенные в Соглашении о предоставлении гранта.
ТИПОВЫЕ ФОРМЫ (ШАБЛОНЫ) ДОКУМЕНТОВ, сопровождающих выполнение научных проектов (научно-исследовательских работ) на базе ОмГМУ
Приложение 1 - Форма представления о заключении дополнительного соглашения к трудовому договору работника ФГБОУ ВО ОмГМУ Минздрава России
Приложение 2 - Форма служебной записки об открытии НИР
Приложение 3 - Форма служебной записки о подготовке приказа для формирования научного коллектива
Приложение 4 - Образец Индивидуального Технического задания
Приложение 5 - Образец Индивидуального Календарного плана работы
Приложение 6 - Образец предложения о предоставлении научному коллективу доступа к оборудованию и экспериментальной базе ОмГМУ
Приложение 7 - Форма служебной записки на изменение состава научного коллектива и (или) привлечение вспомогательного персонала
Приложение 8 - Форма согласия специалиста о выходе из научного коллектива
Приложение 9 - Форма согласия специалиста на включение в состав научного коллектива
Приложение 10 - Форма Технического задания
Приложение 11 - Форма Календарного плана выполнения научного проекта
Приложение 11.1 - Форма Календарного плана выполнения этапа научного проекта
Приложение 12 - Форма служебной записки о подготовке проекта внутренней сметы
Приложение 13 - Форма плана расходования средств научного проекта/работы
Приложение 14 - Форма служебной записки об изменении сметы проекта
Приложение 15 - Форма служебной записки о заключении договоров гражданско-правового характера (ДГПХ) с членами научного коллектива и/или лицами категории "Вспомогательный персонал"
Приложение 16 - Форма служебной записки о закупке товаров/работ/услуг для реализации целей проекта
Приложение 16.1 - Форма заявки на оказание медицинских услуг на базе медицинских подразделений ОмГМУ для внутренних пользователей
Приложение 17 - Образец служебной записки на командирование/оплату расходов на участие в научном мероприятии с целью представления результатов проекта
Приложение 18 - Пример отчета по командировке на научную конференцию для выступления с докладом о научных результатах, полученных по научному проекту
Приложение 19 - Форма служебной записки на оплату оргвзноса для участия в научной конференции с докладом, для представления результатов проекта
Приложение 20 - Образец служебной записки на оплату услуг по опубликованию статей
Приложение 21 - Образец служебной записки о выплате вознаграждения членам научного коллектива
Приложение 22 - Образец служебной записки о выплате вознаграждения специалистам категории "Вспомогательный персонал"
Приложение 23 - Форма договора ответственного хранения
Приложение 24 - Форма договора пожертвования имущества
Приложение 25 - Форма акта приема-передачи по договору пожертвования
Сведения о государственной регистрации в ЕГИСУ НИОКTР – https://omsk-osma.ru/nauka-i-innovacii/nauchnoe-upravlenie/obrazcy-dokumentov-po-nauchnoy-rabote
Порядок закупки услуг / работ / товаров - (координатор – отдел контрактной службы, кабинет № 302 ГК ОмГМУ, тел./факс: 8(3812) 21-11-29; e-mail: dogovor@omsk-osma.ru
Этап 1 - Выбор поставщика/исполнителя и основание для заключения прямого договора (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта; структурное подразделение - инициатор закупки услуг / работ / товаров) проводится на основании
- Руководитель проекта; структурное подразделение – инициатор закупки при возникновении потребности осуществления закупки товаров, работ, услуг для выполнения научного проекта оформляет Служебную записку о закупке товаров/работ/услуг для реализации целей научного проекта и представляет в Отдел контрактной службы.
- Отдел контрактной службы определяет форму закупки.
- В случае согласования закупки у единственного поставщика Руководитель проекта; структурное подразделение – инициатор закупки формирует проект договора и сопроводительных документов.
Этап 2 - Формирование проекта договора и сопроводительных документов (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта)
Для подготовки проекта договора и сопроводительных документов рекомендуется использовать шаблоны документов:
- Шаблоны договоров на выполнение НИР/НТУ с юридическим лицом/физическим лицом
- Шаблоны договоров на закупку товаров/услуг
- Шаблоны сопроводительных документов для закупки у единственного поставщика (сумма договора до 100,0 тыс. руб.) (Протокол формирования начальной (максимальной) цены договора; Отчет о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) по внебюджетным средствам (223-ФЗ)
- Три и более коммерческих предложения (Письмо – запрос коммерческих предложений)
Этап 3 - Согласование договора (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта)
- Согласование с отделом инновационного развития и сопровождения НИОКР, научным управлением (для договоров на выполнение НИР/НТУ)
- Согласование с юридическим отделом
- Согласование с бухгалтерией
- Согласование с отделом контрактной службы
NB Необходимо отслеживать этапы согласования договора. При необходимости устранять замечания
Этап 4 - Подписание договора поставщиком/исполнителем (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта)
После согласования руководитель проекта отправляет поставщику/исполнителю согласованный проект договора для подписания
Этап 5 - Подписание договора ФГБОУ ВО ОмГМУ Минздрава России (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта/Отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР)
После подписания договора поставщиком/исполнителем, руководитель проекта передает в отдел инновационного развития сопровождения НИОКР оригиналы подписанных документов (договор в двух (трех) экземплярах, сопроводительные документы, служебная записка, коммерческие предложения (при необходимости) (для договоров на выполнение НИР/НТУ)
NB Подписание занимает до 3-х рабочих дней
Этап 6 - Регистрация договора (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта / Научное управление / Отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР / Отдел контрактной службы / Бухгалтерия (отдел по расчету заработной платы)
- Договоры на выполнение НИР/НТУ регистрирует научное управление
- Отдел контрактной службы принимает для внесения сведений в информационную систему договоры физическими лицами на выполнение НИР/НТУ, договоры с юридическими лицами на выполнение НИР/НТУ, договоры закупки товаров/услуг для выполнения НИР/НТУ
- Бухгалтерия (отдел по расчету заработной платы) регистрирует договоры с физическими лицами на выполнение НИР/НТУ
Крайняя дата регистрации (сдачи) полностью оформленных и подписанных гражданско-правовых договоров в отдел контрактной службы и бухгалтерию (отдел по расчету заработной платы) – за два рабочих дня до конца того месяца, в котором начинает действовать договор. Например, если в тексте договора в качестве даты его начала указано любое число начала апреля, договор должен быть представлен в бухгалтерию (в отдел по расчету заработной платы) не позднее 26 апреля. Представление более поздней датой является нарушением ФЗ и влечет за собой штраф в размере 500 рублей за каждого исполнителя, указанного в гражданско-правовом договоре.
Оригинал договора Руководитель проекта/отдел инновационного развития сопровождения НИОКР отправляет поставщику почтой на указанный в договоре почтовый адрес
Этап 7 - Поставка товара/оказание услуг (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта/Отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР)
Руководитель проекта самостоятельно отслеживает сроки поставки товара/оказания услуг в соответствии с условиями договором, а также качество и количество по факту выполнения.
После поставки товара, руководитель проекта:
- подписывает первичные документы (товарные накладные и т.п.) у материально-ответственного лица в своем подразделении/на кафедре;
- ставит свою визу «Товар получен в полном объеме, претензий не имею. ФИО, подпись» (в экземпляре ОмГМУ);
- передает оригиналы документов (счет, товарная накладная и счет фактура и т.п. либо) в отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР/ бухгалтерию в течение 1 рабочего дня
Если были оказаны услуги/выполнены работы, руководитель проекта:
- ставит свою визу в акте об оказании услуг/акте сдачи-приемки выполненных работ/слуг: «Работы/услуги оказаны в полном объеме, претензий не имею. ФИО, подпись» (достаточно в одном экземпляре);
- передает оригиналы документов (счет и акт) в отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР/бухгалтерию в течение 1 рабочего дня
Этап 8 - Оплата (Ответственный исполнитель - Руководитель проекта/Отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР)
В случае поставки товара Руководитель проекта/отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР передает документы в бухгалтерию для оплаты в течение 1 рабочего дня.
В случае оказания услуг/выполнения работ Руководитель проекта/отдел инновационного развития и сопровождения НИОКР:
- подписывает акт у проректора по научной работе и передает документы в бухгалтерию для оплаты в течение 1 рабочего дня
